Problema: Complejidad, concurrencia, competencia, prioridades...
Solución: Hi-Team
La complejidad en la gestión basada en proyectos, más que la producida por un proyecto particular, viene dada por la concurrencia de varios de ellos. En otras palabras, la vida se nos complica en la realidad al estar haciendo varios proyectos a la vez que compiten por recursos y prioridades. Además existen otros potenciales en cartera que están esperando a ser desarrollados. Todo ello genera competencia y concurrencia presente y futura. Es importante apuntar que tenemos recursos limitados para las necesidades de desarrollo. Nuestros especialistas, los que desarrollan los proyectos, tienen limitaciones de tiempo, y la realidad nos dice que trabajan en varias actividades a la vez. Así que un especialista tiene unos compromisos -soporte, formación y otros proyectos o funciones- que limitan su disponibilidad para dedicarse a nuevos proyectos. Hi-Team es una herramienta que ayuda a gestionar y analizar esa realidad.

Tipo de organizaciones a las que Hi-Team está dirigido

Básicamente Hi-Team va dirigido a las organizaciones o departamentos con equipos de trabajo especializados que prestan servicios a clientes o usuarios diversos como puedan ser un estudio de publicidad, un bufete de abogados, un departamento de diseño, una empresa de logística, un departamento de informática, una consultora, un departamento de Helpdesk, etc.

Una vez visto el problema y el amplío espectro de público en el que Hi-Team se puede aplicar, vamos a centrarnos en la necesidad particular que tenemos en un departamento y como Hi-Team la soluciona.

Análisis de actividad

Como vimos anteriormente, la realidad es compleja porque nuestros equipos de trabajo -nuestros especialistas- están involucrados en varios proyectos a la vez.  Para poder planificar, para conocer nuestras capacidades y para predecir el esfuerzo que requiere una actividad es necesario que tengamos una herramienta que nos permita, de múltiples formas, ver la información de la actividad registrada durante el tiempo: que nos permita hacer uso de la memoria.

Por ello, con Hi-Team, se incluye un modelo de datos de DataWarehouse especialmente diseñado para análisis de actividad. Viene con un  DataWarehouse propio, con el cual es posible obtener “al instante” cualquier consulta o gráfica que podamos necesitar. Y todo esto en una herramienta intuitiva y rápida..

Es importante resaltar que el DataWarehouse nos permite agrupar de múltiples formas la información, lo que nos lleva a que el análisis de actividad puede hacerse a diferentes niveles de agregación.   

Como muestra, nombraremos algunos ejemplos de análisis y métricas que se nos puede plantear:

• Como control de la planificación, podemos realizar consultas rápidas para observar el overbooking producido sobre las personas. Ahora bien, para poder jugar con un ratio razonable de overbooking, observaremos lo que realmente ha podido hacer cada una de las personas sobre su trabajo planificado. De este estudio podremos aprender que tanto por ciento de esta variable es el admisible para próximas planificaciones.

• Siguiendo con este control sobre la planificación, resulta muy importante saber en qué estado se encuentra nuestro proyecto en cada momento. Para ello, podremos realizar un estudio completo de desviaciones viendo cuales son las horas pendientes que quedan por realizar sobre las que se planificaron, si estamos cumpliendo fechas de finalización, o si el porcentaje de realización de las tareas coincide realmente con el trabajo que queda pendiente de hacer. Este estudio, entre otras muchas variables que podemos observar, nos permitirá contrastar la realidad con la planificación, y así evaluar el verdadero estado del proyecto y poder tomar decisiones sobre el próximo futuro del mismo. Toda esta experiencia será de incalculable valor para el jefe de proyecto en planificaciones de trabajos similares donde podrá calibrar más adecuadamente los tiempos de entrega y el esfuerzo de cada miembro del equipo..

• De igual manera que el jefe de proyecto, estudia todo lo referente a su proyecto, un responsable de área podrá hacer lo mismo con el conjunto de proyectos que tenga a su cargo, simplemente filtrando por carteras de proyectos, departamentos, grupo de personas, etc.

• Por otro lado, resulta muy interesante estudiar la actividad desarrollada por las personas en un periodo determinado, por el cual un director de departamento puede observar la productividad,  prever que perfiles son necesarios en un futuro, las tendencias seguidas en tareas realizadas, tecnologías usadas, etc.

• Evidentemente el estudio anterior se puede extender a cualquier otra entidad o variarla de nivel jerárquico en la organización. Pero también, nos resultará muy interesante estudiar la actividad desde el punto de vista de los objetivos conseguidos. Por ejemplo, estudiar el trabajo desarrollado por un “help-desk de 2º nivel” dentro de un periodo determinado; incidencias entrantes, resueltas, fluctuaciones, máximas y mínimas, tiempos medios dedicados a un servicio, horas dedicadas a un usuario/departamento, etc y así prever el personal necesario dependiendo de la época del año, las campañas de ventas y otros muchos factores.

Lógicamente, esto es sólo una pincelada de toda la potencialidad que nos ofrece el DataWarehouse de Hi-Team, ya que por ejemplo, no hemos nombrado lo beneficioso que resulta que cualquier miembro del equipo pueda consultar el estado de su propio trabajo y las futuras planificaciones que hay hechas sobre su persona. Incluso realizar sus propios estudios de productividad, evolución y tendencias, todo limitado al contexto de su persona. 

Hi-Team ofrece respuesta de forma rápida, ágil y dinámica a cualquier pregunta que se nos pueda plantear. Su manejo es muy sencillo y no es necesario tener ninguna formación informática para poder extraer toda la potencialidad de la herramienta. Sobre todo, hay que reseñar la gran independencia y libertad que da poder formular pregunta tras pregunta investigando y navegando a través de la información de forma totalmente autosuficiente. 

Gestión de proyectos

Evidentemente todo el análisis nombrado anteriormente, se basa sobre una información previamente introducida y gestionada. Hi-Team nos ayuda a que esa gestión sea correcta y sencilla.

Mediante una aplicación web podemos conectarnos a la base de datos desde cualquier lugar. Sólo es necesario una conexión a Internet.

Cada miembro del equipo tiene su role establecido, lo cual le confiere unos derechos y deberes. De esta manera, por ejemplo, a los jefes de proyecto de nuestro equipo les resulta más fácil poder planificar y mantener esta planificación actualizada con la ayuda del equipo, ya que cada uno de ellos puede informar sobre su porcentaje de trabajo realizado, darlos por finalizados o incluir sus comentarios en su reporte de horas. Con toda esta información, podremos tomar decisiones más activamente.

Otras entidades y funcionalidades que ayudan enormemente a esta gestión son los diarios, las Checklists, Listas de pendientes, Avisos/Alarmas, etc. Pero lo más relevante de esta funcionalidad adicional es la relación directa con la documentación. Hi-Team puede, por ejemplo, comunicarse con Lotus Notes o con otras herramientas de gestión de documentos, de tal forma que podemos relacionar documentos, como actas, documentos de análisis, contratos, especificaciones, etc. con diferentes entidades de Hi-Team lo que sirve para darle sitio lógico a la abundante documentación que se genera durante el proceso de desarrollo de los proyectos. De esta forma tenemos un cliente con sus contratos, un proyecto con su definición y su análisis, la tarea de Control de calidad con los casos de Test, una anotación de diario con su acta, etc.  

Otra necesidad muy importante que solemos tener en un departamento es poder gestionar y controlar toda esa actividad permanente del día a día como puedan ser los trabajos administrativos, de mantenimiento, de logística, de soporte, etc. Son tareas sin fecha de fin prevista y para las cuales el concepto típico de proyecto como conjunto de tareas limitadas en el tiempo no es suficiente. Hi-Team lo soluciona con los proyectos permanentes, proyectos con tareas o actividades generales y cola de peticiones de trabajo. A esto último lo llamamos solicitudes y tiene que ser entendido como miniproyectos o pequeños trabajos a realizar con su propia planificación y fecha fin dentro de un proyecto que no acaba.

En este tipo de proyectos permanentes podemos establecer controles muy fácilmente, con los hitos estableceremos periodos dentro de estos proyectos o conjunto de solicitudes que constituyen de por sí una versión de una aplicación informática, una venta, un cierre de año, etc. Por estos hitos, también podremos realizar un estudio de desviaciones, costes, etc.

Hi-Team como única herramienta de gestión y análisis para todos los niveles y desde todos los puntos de vista dentro de una organización

Hi-Team nos da la visión de parcela para cada tipo de observador, como puede ser: Líder de proyecto, Responsable de área, Director general, Director de informática, usuario final, tec. Supongamos que el producto se utiliza para gestión del departamento de informática:

• Un líder de proyecto quiere ver el proyecto en detalle para gestionar el día a día.

• El director de Informática quiere ver los proyectos que se están realizando, las dedicaciones por usuario o departamento, los trabajos realizados por persona, la experiencia, desviaciones, razones de las desviaciones, etc.

• Al director general le interesa el servicio que está dando el departamento de informática a otros departamentos, tendencias de la actividad por tipo, costes por departamento, etc.

• Un analista que quiera obtener métricas, puede ver conjuntos de proyectos similares a partir de los cuales podrá deducir, por ejemplo, el porcentaje de dedicación a gestión y control de proyectos o cuál es el tiempo medio para probar una aplicación, etc. Estas métricas servirán después para desarrollar nuevas planificaciones.

Tal como hemos visto, en Hi-Team, además de los elementos esenciales para una correcta gestión, existen nuevas funcionalidades que le da un carácter especial, pudiéndola considerar herramienta de cabecera más que de simple ayuda.

Conceptos

Seguidamente, explicaremos con más detalle algunos de los conceptos que ya hemos nombrado.

Planificación de tareas: Fácilmente se puede realizar una planificación de tareas de un proyecto junto con los  miembros del equipo que vayan a participar. Con Hi-Team se pueden planificar los típicos proyectos normales con una fecha clara de inicio y fin y los llamados proyectos permanentes, proyectos que en principio no tienen fecha de fin. Los proyectos permanentes representan una actividad general del equipo, prolongada en el tiempo, como puedan ser labores administrativas, de soporte o reparación. Muy importante es el manejo de los Hitos, sobre los que se podrán detallar las planificaciones, presupuestos, etc.

Planificación de Solicitudes: En cuanto a las solicitudes, un proyecto, como puede ser un mantenimiento correctivo de una aplicación informática, para mantener organizado el trabajo y saber lo que se ha hecho y falta por hacer, ha de tener algo parecido a las órdenes de trabajo y es lo que llamamos solicitudes. Una solicitud puede ser, por ejemplo el desarrollo de la nueva funcionalidad, “Facturas en la WEB”. Esta solicitud, tiene tareas o actividades especializadas como pueden ser Análisis, Diseño GUI, Programación, Control de calidad, Documentación, Formación, Puesta en marcha, etc. Las solicitudes, desde este punto de vista, se pueden ver como microproyectros dentro de un gran proyecto y representan acciones, nuevas funcionalidades u órdenes de trabajo.

Las solicitudes también pueden usarse para llevar el control de peticiones que se han realizado sobre la marcha y que no estaban previstas cuando se hizo la estimación inicial del proyecto. Bajo esta práctica, con Hi-Team, podemos ver el efecto de los cambios solicitados a destiempo para justificar costes adicionales.

Diario: Cuaderno de “Bitácoras” del líder, donde apuntaremos todo lo acontecido en el día a día del proyecto, al igual que un capitán de barco. Podremos anotar los incidentes ocurridos a diferentes niveles de actividad, como tarea, subtarea o solicitud. El diario, bien cumplimentado, se transformará en una fuente inagotable para prever posibles problemas, informar a los superiores, poder suministrar explicaciones al estado del proyecto, construir informes de avance. etc.

Pendientes: Lista de “pequeñas cosas a hacer”, los “post-it” famosos pegados en el monitor, los garabatos “que no se me olvide” de las libretas de los líderes de proyectos. En el transcurso del proyecto, surgen miles que pequeñas acciones como “reclamar pedido al proveedor de hardware”, “solicitar 3 lotes más de camisetas”, etc,  que  resulta del todo interesante tenerlas asociadas a la tarea, subtarea o solicitudes correspondiente del proyecto. A los pendientes se les asocia un responsable para poder realizar seguimiento.

Reservas: Todo el que haya participado en un proyecto, sabe que estos son dinámicos y que en un momento dado, se puede necesitar la intervención de una persona que no estaba planificada. Es decir, al comienzo de un proyecto, se suele realizar una planificación minuciosa de las tareas a realizar y las personas que intervendrán, pero puede que durante el desarrollo del mismo, nos demos cuenta que necesitamos la colaboración de otra persona que en un principio no habíamos planificado, puede que ni siquiera pertenezca a nuestro grupo de trabajo o área y por tanto desconozcamos su disponibilidad. Hi-Team permite realizar reservas sobre cualquier persona, aunque no estén bajo nuestra competencia. Las reservamos para una tarea en concreto de nuestro proyecto y por tiempo determinado. El inmediato superior al que realiza la reserva, con más visión global sobre los recursos humanos, las aprobará o rechazará dando prioridades según su criterio. Una vez nos hayan aprobado esta reserva, podremos incluir a esta persona en nuestra planificación con toda libertad.

Reporte de horas: Lo más importante en gestión es controlar y poder comparar lo planificado con la realidad de los proyectos. Hi-Team, mediante una interface rápida y ágil, recoge las horas trabajadas por el equipo en los distintos proyectos que interviene.

Checklists: Listas de verificación, procedimientos de la organización donde esté instalado Hi-Team que hay que cumplir cuando determinado evento se produce. Por ejemplo, cuando se da de alta un proyecto nuevo, puede que sea norma del departamento, citar a todos los miembros del equipo para una reunión inicial, abrir una carpeta para guardar toda la documentación escrita, enviar la planificación a los usuarios, etc. Estos pasos se pueden apuntar como “checklist” asociándola al evento “alta de proyecto”. Cuando este hecho ocurra, la checklist correspondiente saltará e iremos  formalizándola conforme la cumpla. Así nos aseguramos el normal funcionamiento de la organización al mismo tiempo que se integra toda la información en una  única base de datos.

Documentación: Hi-Team puede comunicarse con Lotus Notes o con otras herramientas de gestión de documentos, de tal forma que se pueden relacionar documentos, como actas, documentos de análisis, contratos, especificaciones, etc. con diferentes entidades de Hi-Team lo que sirve para darle sitio lógico a la abundante documentación que se genera durante el proceso de desarrollo de los proyectos. De esta forma tenemos un cliente con sus contratos, un proyecto con su definición y su análisis, la tarea de control de calidad con los casos de Test, una anotación de diario con su acta, etc.  

Con todo ello, Hi-Team ofrece todo lo necesario para una correcta gestión de equipos de trabajo y proyectos.

Partes de horas y anexos: Aunque un departamento no suele tener la necesidad de facturar su trabajo a los usuarios de los otros departamentos, llegado el caso, Hi-Team ofrece una inestimable ayuda al respecto con los partes de hora y anexos, mediante los cuales se pueden organizar las horas trabajadas por persona, tarea y/o proyecto para su facturación o aprobación. Además, Hi-Team incluye un circuito de aprobación por Internet de estos partes y anexos para minimizar la burocracia de enviar y recibir estos documentos aprobados o rechazados antes de la elaboración de la propia factura.

Ahora bien, aunque la facturación no suele ser una necesidad importante dentro de un departamento, para un director de departamento si lo es,  por ejemplo,  el control de presupuestos y costes. Mediante los partes de horas y anexos podemos analizar por persona, tarea, proyecto, etc. la actividad del personal interno y externo, cuales han sido los costes reales y compararlos con los que se presupuestaron en un principio.

Permisos: Evidentemente, en cada uno de estos casos, la seguridad de acceso a la información es total y bajo permisos y contraseñas establecidas previamente. Según estos permisos sólo podremos consultar y actualizar la información referente a nuestra persona, trabajo, proyecto, área, etc. dependiendo de nuestro role.

Exportaciones: Además, Hi-Team puede realizar exportaciones de su información en otros formatos, como formato texto o HTML y hacia otras aplicaciones como Excel y Access.

Análisis de actividad: Como hemos mencionado durante este escrito, Hi-Team da solución a todos los niveles y desde todos los puntos de vista dentro de una organización. Por tanto, como indicábamos, lo que para facturación, un parte de horas o un anexo es un conjunto de registros ordenados y filtrados con el fin de ser facturados, para un directivo es el análisis de actividad de una persona, proyecto, ect en un periodo en concreto.

Con ello, queremos decir que a la facilidad de gestión de la herramienta, unimos la capacidad de obtener métricas, para mañana planificar con más tino; extraer tendencias, para planificar recursos futuros, formaciones, etc. y podemos ver la información de actividad a diferentes niveles de agregación.